Kirim Notifikasi Invoice Otomatis Melalui WhatsappKemajuan teknologi digital membawa kita pada kemudahan untuk menyelesaikan pekerjaan, salah satunya adalah masalah keuangan misalnya pengiriman dokumen pembayaran atau  invoice. Untuk perusahaan yang bergerak dibidang jasa maupun produk, pasti tidak asing dengan bahasan invoice.

Invoice adalah nama lain dari penagihan pembayaran dari pihak pemilik layanan kepada customernya, biasanya transaksi jual beli yang dilakukan membutuhkan invoice untuk mengingatkan berapa nominal yang harus dibayarkan dalam penggunaan jasa/produk layanan tersebut.

Sekarang ini kirim invoice otomatis bisa dilakukan dengan mudah lho, tidak perlu lagi menuliskan manual lewat email, surat ataupun SMS karena kirim invoice lewat Whatsapp juga bisa dilakukan.

Untuk Anda pemilik layanan bisa menggunakan aplikasi kirim pesan otomatis melalui Whatsapp ke banyak customer Anda. Seperti apa sih pengiriman notifikasi invoice otomatis melalui Whatsapp ini? Yuk kita bahas bersama pada ulasan di bawah ini

Invoice

Invoice adalah dokumen transaksi yang diberikan dari pemilik layanana jasa/produk untuk pengguna layanan tersebut. Invoice berisi nominal yang harus dibayarkan pengguna layanan dan digunakan sebagai bukti adanya transaksi dari kedua pihak.

Inovoice ini umumnya dibuat untuk pemilik layanan itu sendiri maupun untuk pelanggan sehingga kedua pihak memiliki satu dokumen dasar pembelian jika terdapat kesalahan ataupun komplain, keduanya bisa melihat invoice yang dipegang masing-masing pihak.

Apa Sih yang Harus Ada Dalam Invoice?

Invoice tidak hanya berisi tulisan penagihan uang saja, namun ada beberapa hal untuk melengkapi invoice tersebut. Seperti diantaranya adalah

  1. Nama perusahaan pemilik layanan
  2. Nama pihak pengguna layanan
  3. Nomor invoice
  4. Jenis transaksi (nama barang, jumlah barang, harga barang, total pembayaran dan pajak jika ada)
  5. Waktu transaksi
  6. Keterangan cara pembayaran

Dengan informasi lengkap yang ada di invoice, jenis transaksi akan terlihat secara detail sehingga untuk kepentingan tertentu seperti laporan data ini bisa digunakan sebagai dasar. Pun data-data di dalam invoice juga penting digunakan untuk bukti jika suatu saat ada pengecekan terkait pembelian atau transaksi yang dilakukan.

Kenapa Invoice Begitu Penting untuk Transaksi?

Invoice diberikan kepada pengguna layanan bukan tanpa alasan. Kehadiran invoice ini cukup bermanfaat untuk pemilik maupun pengguna layanan sebagai berikut:

  1. Mengetahui Biaya yang Harus Dibayarkan

Invoice atau  dokumen penagihan digunakan untuk memberitahukan kepada pengguna layanan bahwa besaran nominal yang harus dibayarkan sesuai dengan apa yang tertulis dari invoice tersebut. Hal ini untuk memastikan biaya sesuai dengan harga di awal pembelian tidak kurang maupun lebih, di invoice ini juga menuliskan jika ada pajak maupun diskon untuk pengguna layanan sehingga semua detil pembayaran tertulis dengan jelas.

  1. Sebagai Bukti

Walaupun berbeda dengan kwitansi, invoice juga cukup berguna untuk dokumen bukti dari pemberi layanan sehingga dengan bukti ini, besaran nilai atau jenis layanan tidak akan bisa diubah jadi bisa digunakan sebagai bukti bahwa seseorang telah menggunakan layanan tersebut, pada tanggal sekian dan dengan nominal belanja sekian. Hal ini bisa digunakan untuk meminimalkan kecurangan pembayaran ataupun melacak pembelian barang/layanan. Pun jika ada rancu dalam transaksi kedua  pihak, invoice ini bisa digunakan sebagai acuan.

  1. Laporan

Untuk seseorang yang bertugas bagian operasional organisasi yang harus mencukupi sarana prasarana, pasti masalah pembelian dan invoice ini bukan hal baru lagi. Nah invoice bisa digunakan sebagai dokumen untuk laporan keuangan atau pembukuan yang nantinya disetorkan kepada bendahara organisasi sebagai bukti pembelian dan pembayaran.

Kirim Inovice Otomatis Menggunakan Whatsapp?

Kirim invoice sekarang ini bisa lewat media digital seperti Whatsapp, cepat dan tepat sasaran. Banyak layanan yang sudah mulai memanfaatkan kemajuan digital ini untuk memberikan pelayanan maksimal kepada pelanggannya seperti pemberian invoice digital.

Tentunya kirim pesan otomatis ini bisa dilakukan menggunakan aplikasi pihak ketiga untuk menghubungkan Whatsapp dengan aplikasi atau website Anda. Aplikasi kirim pesan otomatis, di Indonesia aplikasi ini hadir dengan nama Ping Notif.

Tanpa menggunakan aplikasi, kirim pesan melalui Whatsapp harus dilakukan secara manual atau satu persatu sedangkan jika menggunakan Ping Notif, sistem akan langsung terintegrasi dengan website Anda.

Sehingga ketika ada pelanggan yang order melalui website atau aplikasi akan langsung mendapatkan notifikasi begitu order di selesaikan. Aplikasi kirim pesan otomatis bisa digunakan tanpa harus mengetik satu persatu atau harus menggunakan admin, karena aplikasi ini berjalan sesuai sistem secara otomatis.

Kirim invoice bisa melalui aplikasi perpesanan Whatsapp juga loh, beberapa jenis layanan yang bisa memanfaatkan hal ini adalah

  1. Pemilik Layanan Website Toko Online

Untuk Anda si pemilik toko online, bisa banget memberikan invoice digital ke pelangganmu untuk memberitahu berapa total uang yang harus dibayarkan dalam pesanan. Invoice ini bisa secara otomatis terkirim kepada Whatsapp pelanggan ketika ia selesai melakukan order di website toko online Anda, sehingga jelas kapan tenggat waktu pembayaran, alamat pembayaran dan jumlah yang harus di bayarkan.

2. Transportasi dan Travel

Jika Anda menggunakan layanan travel untuk berpegian, biasanya pembayaran dilakukan di akhir perjalanan atau ketika sudah sampai di lokasi tujuan. Sebagai pemilik layanan travel dan transportasi Anda bisa memberitahukan nominal uang yang harus dibayarkan, alamat tujuan, tanggal keberangkatan dengan mudah dengan mengirimkan invoice ke Whatsapp setelah mereka menyelesaikan pemesanan di aplikasi ataupun website Anda.

Hal ini juga bisa Anda terapkan untuk jenis transportasi lain selain Travel. Beberapa pemilik layanan transportasi sudah melakukan hal ini untuk membantu pelangganya mengetahui informasi pemesanan.

3. Suplyer dan Distributor

Sebagai suplyer yang memberi stock kepada distributor, Anda bisa memberikan informasi invoice pembayaran melalui Whatsapp. Invoice ini adalah hal wajib untuk suplyer agar  pengiriman barang dan pembayaran untuk distributor terekam jelas dari waktu ke waktu.

Kenapa Kirim Invoice Melalui Whatsapp?

Kirim invoice melalui Whatsapp ini cukup memudahkan pelanggan karena mereka tidak perlu buka tutup email/aplikasi/website layanan karena semua informasi sudah tertulis dalam Whatsapp nya sehingga mudah untuk pengingat ketika membutuhkan informasi tersebut.

Pun jika informasi yang diberikan cukup berguna tidak akan masuk sebagai spam atau dianggap mengganggu, sebaliknya informasi yang berguna seperti invoice ini akan memudahkan pelanggan. Apalagi mayoritas orang memiliki Whatsapp sebagai aplikasi perpesanannya, sehingga informasi bisa sampai dengan baik.

Baca Juga Artikel : Cara  Termudah Berkirim Notifikasi WhatsApp Untuk E-Commerce Beserta Aplikasimu Dengan Integrasi API

Untuk jumlah karakterpun Whatsapp juga tidak membatasi karakternya, jadi bisa aman untuk memberikan informasi walaupun katanya sedikit panjang namun tidak khawatir terpotong.

Bagaimana Cara Mengirimkan Invoice Otomatis Melalui Whatsapp Kepada Pelanggan?

Kirim invoice notifikasi otomatis lewat whatsapp untuk pelanggan bisa Anda dapatkan menggunakan aplikasi pihak ketika untuk mengubungkan Whatsapp Bisnis Anda dengan aplikasi atau website yang Anda miliki.

Aplikasi aplikasi kirim pesan otomatis melalui Whatsapp ini bisa Anda lakukan melalui Ping Notif. Tidak perlu mengurus pengaturan yang rumit karena menggunakan Ping Notif, Anda bisa langsung terhubung dengan dashboard Whatsapp Anda. Sistem pengiriman invoice ini, pesan bisa langsung terkirim ke Whatsapp pelanggan dan masuk juga dalam akun Whatsapp bisnis Anda sehingga kedua pihak memiliki tanda bukti invoice digital via Whatsapp.

Tidak hanya pengiriman pesan otomatis, Ping Notif juga bisa digunakan untuk kirim pesan terjadwal untuk banyak penerima, broadcast message, dan fitur chatbot sehingga pesan bisa autoreply.

Kesimpulan

Sekarang ini invoice bisa diberikan kepada pelanggan melalui media digital, dimana Anda tidak perlu menuliskanya secara manual namun terkirim secara otomatis sesuai jalannya sistem. Sehingga pelangan bisa mendapatkan informasi pembayaran resmi melalui Whatsapp bisnis Anda.

Coba aplikasi kirim notifikasi otomatis dari Ping Notif untuk membantu Anda memberikan pelayanan utama kepada pelanggan. Kirim invoice lebih mudah dan gampang!

 

Translate »